SISTEM ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
SISTEM ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
menurut modul UT yang kubaca :
Administrasi kepegawaian merupakan suatu sistem terbuka yang terdiri dari unsur-unsur (komponen) yang dikendalikan kearah sasaran agar mencapai hasil yang optimal. Untuk itu sistem mendapat input berupa informasi tentang kebutuhan pegawai yang diperlukan, keadaan pasar tenaga kerja dan lain-lain. Input diproses dalam sistem menghasilkanoutput. proses yang terjadi dalam sistem adalah interaksi unsur yang berhubungan secara seri yaitu suatu kegiatan merupakan kelanjutan dari seri sebelumnya.
Sebagaimana telah diuraikan diatas bahwa sistem kepegawaian memiliki pengertian lebih luas bukan hanya berkaitan dengan sistem pengangkatan pegawai tetapi juga meliputi perencanaan, pembinaan karier, pengendalian dan sebagainya. Secara umum kita mengenal beberapa sistem kepegawaian sebagai berikut:
- Integratet system: suatu sistem kepegawaian, dimana manajamen kepegawaian mulai dari rekutmen, penempatan, pengembangan, penilaian sampai dengan penggajian dan pensiun ditentukan oleh pusat.
- Separated system: suatu sistem kepegawaian dimana manajamen mulai dari rekruktmen sampai penggajian dan pensiunan dilakukan oleh masing-masing daerah.
- Unified System: suatu sistem kepegawaian dimana manajamen kepegawaian dilakukan oleh suatu lembaga tingkat nasional yang khusus dibentuk untuk keperluan itu.
Sedangkan sistem pengangkatan pegawai secara umum dapat dibedakan menjadi:
- Spolis System
Sistem ini pengangkatan pegawai didasarkan atas keanggotaan partai. Sistem ini yang paling tua dan sudah banyak negara yang tidak menggunakan sistem ini, karena kurang memperhatikan faktor kecakapan yang sangat penting bagi tercapainya efesiensi kerja.
- Nepotism System
Dalam sistem ini pengangkatan pegawai lebih didasarkan pada keluarga, saudara dan teman dekat.
- Patronage System
Pengangkatan pegawai atas sistem ini didasarkan atas keinginan untuk membantu pegawai tersebut.
- Merit System
Pengangkatan pegawai atas sistem ini didasarkan atas kecakapan. Sistem ini beranggapan bahwa Negara akan maju apabila pegawai-pegawainya terdiri atas orang-orang yang cakap.
- Career system
Sistem ini menekankan bahwa dalam pengangkatan pertama pegawai didasarkan atas kecakapan, sedangkan dalam pengembangan lebih lanjut masa kerja pegawai diperhitungkan dan ikut menentukan.
A. Sistem Kepegawaian Nasional.
Kebijaksanaan dasar sistem adminitrasi kepegawaian dinegara kita mengacu pada Undang-undang Nomor 43. tahun 1999 tentang perubahan atas undang-undang nomor 8 tahun 1974 tentang pokok-pokok kepegawaian dalam undang-undang tersebut, pegawai negeri sipil didefinisikan sebagai sebagai setiap warga Negara Republik Indonesia yang telah memenuhi syarat yang telah ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwewanang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri atau diserahi tugas negara lainnya dan digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pegawai negeri terdiri dari:
1. Pegawai Negeri Sipil
Pegawai negeri sipil terdiri dari pegawai negeri sipil pusat dan pegawai negeri sipil daerah. Secara rinci institusi tempat pegawai negeri pusat bertugas adalah sebagai berikut:
- Di kementrian negara yang bernomenklatur, yaitu departemen dan di kantor menteri kordinator dan menteri negara.
- Di lembaga-lembaga non departemen dan perwakilannya didaerah
- Di kantor wilayah departemen
- Di lingkungan perwakilan RI di luar negeri dan perwakilan instansi di luar negeri
- Dilingkungan pemerintah wilayah adaministrasi propinsi
- Diperbantukan kepada pemerintah daerah
- Diperbantukan kepada BUMN/BUMD
- Ditugaskan kepada proyek-proyek pemerintah.
Pegawai negeri sipil daerah adalah pegawai negeri sipil daerah atau provinsi/ kabupaten/ kota yang gajinya dibebankan kepada anggaran pendapatan dan belanja daerah. Dan bekerja pada pemerintah daerah atau di luar instansi induknya.
Pegawai negeri sipil daerah antara lain bertugas pada:
- Sekertariat daerah provinsi dengan seluruh jajaran organisasai dilingkungan yang terdiri atas asisten, biro, bagian, sub bagian, seksi dan sebagainya.
- Bappeda provinsi, kabupaten/kota dan satuan-satuan dilingkungan masing-masing seperti bagian, sub bagian, seksi dan sebagainya.
- Badan pengawas daerah dan jajaran satuan organisasi dan satuan jabatan seperti inspektur dan pemeriksa.
- BKPMD di daerah propinsi/kota
- Dinas-dinas otonom.
- Di satuan - satuan lain yang tidak termasuk kepada salah satu satuan organisasai tersebut. seperti proyek
2. Anggota Tentara Nasional Indonesia (TNI)
Pada dasarnya anggota Tentara Nasional Indonesia (TNI) adalah pegawai negeri. Namun beberapa ketentuan tentang pegawai negeri tidak berlaku bagi anggotaTNI/Polri. Oleh karena itu, perlu diatur dengan peraturan perundang-undangan.UU No.34 tahun 2004 tentang Tentara Nasional Indonesia dinyatakan bahwa prajurit adalah warga Negara Indonesia yang memenuhi persyaratan perundang-undangan dan diangkat oleh pejabat yang berwewenang.
Setiap prajurit TNI berhak memperoleh penghasilan yang layak dan dibiayai seluruh dari anggaran pertahanan negara yang bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara. Prajurit dan prajurit siswa mempunyai kebutuhan dasar prajurit yang meliputi:
- Perlengkapan perseorangan dan
- Pakaian dinas
Prajurit dan prajurit dinas memperoleh rawatan dan layanan kedinasan,meliputi:
a.penghasilan yang layak
b.tunjangan keluarga
c.perumahan/asrama/mess
d.rawatan kesehatan
e.pembinaan mental dan layanan keagamaan
f..bantuan hokum
g.asuransi kesehatan dan jiwa
h.tunjangan hari tua
i.asuransi penugasan operasi militer
Keluarga prajurit memperoleh rawatan kedinasan,yang meliputi:
a.rawatan kesehatan
b.pembinaan mental dan pe;layanan keagamaan
c.bantuan hukum
Prajurit dapat diberhentikan dengan hormat atau dengan tidak hormat.
Prajurit berpangkat Kolonel dan perwira tinggi diberhentikan dari keprajuritan dengan keputusan presiden. Sedangkan prajurit diberhentikan dengan hormat dari dinas keprajuritan karena:
- atas permintaan sendiri
- telah habis masa dinasnya
- menjalani massa pension
- tidak memenuhi persyaratan jasmani dan rohani
- gugur, tewas atau meninggal dunia
- alih status menjadi pegawai negeri sipil
- berdasarkan pertimbangan khusus untuk kepentingan dinas.
3. Anggota Kepolisian Negara Republik Indonesia
Kepolisian Negara Republik Indonesia merupakan alat Negara yang berperan dalam memelihara keamanan dan ketertiban masyarakat, menegakan hukum serta memberikan perlindungan, pengayoman dan pelayanan kepada masyrakat dalam rangka pemeliharaan keamanan dalam negeri. Pegawai negeri pada Kepolisian Negara RI terdiri atas :
- Anggota kepolisian Negara RI
- Pegawai negeri sipil (bagi pegawai negeri sipil kepolisian Negara RI berlaku ketentuan perundang-undangan dibidang kepegawaian.
4. Pejabat Negara
Pegawai negeri dapat diangkat menjadi pejabat negara. Pejabat Negara adalah pimpinan atau lembaga tertinggi/tinggi negara sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar 1945 dan pejabat negara lainnya yang ditentukan dalam undang-undang.
- Presiden dan wakil presiden
- Ketua, wakil ketua dan anggota MPR
- Ketua, wakil ketua dan anggota DPR
- Ketua, wakil ketua, ketua muda dan hakim agung pada Mahkamah Agung.
- Hakim pada badan peradilan umum, peradilan tata usaha Negara, peradilan agama, peradilan militer dan hakim yang dipekerjakan untuk tugas perdilan.
- Ketua, wakil ketua, anggota badan pemeriksa keuangan
- Ketua, wakil ketua Komisi Pemberantasan Korupsi.
- Gubernur dan wakil gubernur
- Bupati/Walikota, Wakil Bupati dan Wakil walikota
- Pejabat Negara lainnya yang ditentukan oleh undang-undang.
5. PNS Lainnya
Sebagaimana telah dikemukankan bahwa PNS dapat diperbantukan pada BUMN/BUMND. Namun demikian tidak semua pegawai BUMN/BUMND berstatus sebagai pegawai negeri sipil.
Untuk memperjelas pemahaman anda tentang sistem kepegawaian di negara kita, perhatikan skema berikut.
Bagan Pegawai Republik Indonesia
B..Sistem Kepegawaian Daerah
Dalam sistem kepegawaian secara nasional, pegawai negeri sipil memiliki posisi penting untuk menyelenggarakan perintahan dan difungsikan sebagai alat pemersatu bangsa. Kepegawaian daerah adalah suatu sistem dan prosedur yang diatur dalam peraturan perundang- undangan aktivitas/fungsi yang dilaksanakan dalam sistem kepegawaian daerah meliputi: perencanaan, persyaratan, pengangkatan, penempatan, pendidikan dan latihan, penggajian, pemberhentian, pensiunan, pembinaan, kedudukan, hak, kewajiban, tanggung jawab, larangan, sanksi dan penghargaan yang merupakan sub sistem dari sistem kepegawaiaan secara nasional.
Sistem manajamen kepegawaiaan yang yang sesuai dengan kondisi pemerintahan saat ini tidak murni menggunakan unfied system dan Seaparted system. Namun sebagai konsekuensi dilaksanakan kebijakan desentralisasi maka dalam hal ini digunakan gabungan antara unfied system dan Seaparted system. Artinya ada bagian – bagian yang menjadi kewenangan pemerintah dan ada bagian-bagian yang menjadi kewenangan diserahkan kepada daerah.
C. Badan Kepegawaian Negara
Badan kepegawaian Negara (BKN) adalah lembaga pemerintah pusat yang dibentuk untuk melaksanakan tugas pemerintahan tertentu dari presiden. BKN menyelenggarakan fungsi sebagai berikutr:
- Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional dibidang kepegawaian dan penyelenggaraan koordinasi identifikasi kebutuhan kependidikan dan pelatihan, pengawasan dan pengendalian pemanfaatan Pendidikan dan Pelatihan SDM Pegawai Negeri Sipil.
- Penyelenggaraan administrasi kepegawian pejabat negara dan mantan pejabat negara.
- Penyelenggaraan administrasi dan sistem informasi kepegawaian dan mutasi antar propoinsi dan penyelenggaraan koordinasi penyusunan norma standar.
- Pelancaran kegiatan instansi pemerintah di bidang administrasi kepegawaian.
- Penyusunan rencana nasional secara makro dibidangnya dan perumusan kebijakan dibidangnya untuk mendukung pembangunan secara makro.
- Penetapan sistem informasi di bidangnya.
- Pelaksanaan mutasi kepegawaian antar propinsi dan perumusan pelaksanaan kebijakan tertentu dibidang kepegawaian.
- Penyelenggaraan administrasi kepegawaian secara nasional dan perencanaan kebijakan dan pemantauan pemanfaatan pendidikan dan pelatihan struktural.
- Pengawasan dan pengendalian norma standard dan prosedur kepegawaian.
Instansi BKN didaerah yang berada dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada kepala BKN adalah kantor regional dan Badan Kepegawaian Negara. Untuk melaksnakan tugas pokok tersebut Kantor regional BKN menyelenggarakan fungsi sebagai berikut:
- Koordinasi bimbingan pemberian petunjuk teknis dan pengendalian terhadap pelaksanaan peraturan perudang-undangan.
- Pemberian pertimbangan atau penetapan mutasi kepegawaian bagi pegawai negeri sipil dan daerah diwilayah kerja sesuai dengan peraturan perundang undangan yang berlaku.
- Penetapan pertimbangan pensiun PNS pusat dan penetapan status kepgawaian diwilayah kerjanya.
- Pemberian pertimbangan pensiun Pegawai Negeri Sipil dan penetapan status kepegawaian diwilayah kerjanya.
D.Badan Kepegawaian Daerah
Badan kepegawaian daerah adalah perangkat daerah yang melaksanakan Manajamen Pegawai Negeri Daerah dalam membantu tugas pokok pejabat Pembina kepegawaian daerah. Badan Kepegawaian Daerah berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Daerah. Pembentukan BKD ditetapkan dengan peraturan daerah yang unsur- unsur terdiri dari:
- Kepala
- Sekretariat
- Bidang
- Kelompok jabatan fungsional
Badan Kepegawaian Daerah mempunyai tugas dan pokok membantu pejabat Pembina kepegawaian daerah dalam melaksanakan tugas pokoknya, BKD menyelenggarakan fungsi:
- Penyiapan penyusunan peraturan perundang-undangan daerah dibidang kepegawaian sesuai dengan norma, standar, dan prosedur yang ditetapkan pemerintah.
- Perencanaan dan pengembangan kepegawaian daerah.
- Penyiapan kebijakan teknis pengembangan kepegawaian daerah.
- Penyiapan dan pelaksanaan kepangkatan, kenaikan pangkat, pemindahan dan pemberhentian pegawai negeri sipil daerah sesuai dengan norma standar prosedur yang ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan.
- Penyelenggaraan administrasi pegawai negeri sipil daerah
- Pengelolaan sistem informasi daerah
- Penyiapan informasi kepegawaian daerah kepada badan kepegawaian Negara.
Untuk pembinaan pegawai negeri sipil secara nasional dibangun dan dikembangkan tata laksana jaringan informasi kepegawaian antara BKD propinsi/Kota/Kabupaten dan BKN. Pembangunan tersebut dilaksanakan secara berkesinambungan dengan cara sebagai berikut:
- Setiap BKD propinsi menyiapkan informasi pengembangan data dilingkungan masin-masing kepada BKN
- Setiap BKD kabupaten/Kota menyiapkan informasi perkembangan data kepegawaian dilingkungan masaing-masing.
E.Tata Usaha Kepegawaian
Tata usaha kepegawaian (TUK) merupakan rangkaian kegiatan berkaitan dengan pengumpulan penyusunan, pengelolaan, pemeliharaan dan penyimpanan data kepegawaian secara tertib dan teratur sehingga setiap data kepegawaian dapat dalam waktu yang relatif singkat.
Pendataan kepegawaian harus dilakukan secara berkesinambungan dan terpadu demi kelangsungan atau pembangunan organisasi. Hal ini perlu dilakukan sebagai dampak dari adanya perubahan kuantitas dan kualitas pegawai. Kegiatan pendataan pegawai meliputi:
- Pencatatan/monitoring terhadap perubahan data pegawai.
- Penyusunan statistik kepegawaian.
- Arsip dan dokumentasi kepegawaian.
Dalam kaitan dengan hal tersebut diatas pegawai negeri sipil perlu disusun dan dipelihara baik di BKN maupun di BKD dalam bentuk komputerisasi atau buku induk atau tata naskah kepegawaian.
Untuk memperdalam pemahaman anda tentang materi ini maka jawablah pertanyaan berikut sebagai latihan :
1.Jelaskan perbedaan PNS dan TNI/Polri?
2.Apa sajakah tugas BKN dan BKD?
3.Apa itu Tata Usaha Kepegawaian
